Primeiros passos
O Cortex CRM é acessado pelo navegador, sem instalar nada. Cada clínica tem seu próprio painel, com login individual por usuário.
- Acesse o painel da sua clínica (o link fica com quem administrou a implantação — normalmente
painel.crmcortex.com.br). - Entre com o e-mail e a senha cadastrados para você. Quem cria os acessos da equipe é o administrador da clínica, em Configurações.
- Use o menu lateral esquerdo para navegar. Ele é organizado por grupos: Visão (Painel do médico, Métricas), Atendimento (Conversas, Funil, Agenda), Base (Contatos, Pacientes), Operação (Automações, Links rastreados) e Ajustes (Configurações).
O que aparece no seu menu pode variar um pouco conforme o seu papel de acesso — veja a seção Papéis de usuário logo abaixo.
Papéis de usuário
Cada pessoa da equipe tem um papel, definido pelo administrador da clínica. Isso controla o que aparece e o que pode ser alterado no sistema.
| Papel | Uso típico |
|---|---|
| Admin | Acesso completo: além do atendimento do dia a dia, cuida de Configurações, equipe, departamentos, conexões de WhatsApp e integrações da clínica. |
| Doctor | Foco no Painel do médico e nas Métricas, além do atendimento (Conversas, Funil, Agenda) relacionado à sua agenda. |
| Staff | Rotina de atendimento: Conversas, Funil, Agenda, Contatos e Pacientes. |
As telas de Empresa, Plano, Médicos, Serviços, Equipe e Departamentos, dentro de Configurações, só aparecem para quem tem permissão de administrar a clínica.
Conversas (WhatsApp)
É a caixa de entrada única do WhatsApp da clínica — reúne as conversas de todos os números conectados em um só lugar.
Se ainda não tem WhatsApp conectado
A tela mostra um aviso pedindo para conectar o WhatsApp antes de ativar as conversas. A conexão é feita em Configurações > WhatsApp e canais.
Dentro de uma conversa
- Vincular a conversa a uma ficha de paciente já cadastrada.
- Agendar: marca uma consulta com o médico sem sair da conversa. O card do funil desse contato anda sozinho para a coluna de consulta agendada, e a confirmação de véspera entra na fila de automação — sem trabalho manual extra.
- Resposta rápida: mensagens salvas com antecedência para reaproveitar em perguntas repetidas.
- Mensagem programada: agenda o envio de uma mensagem para outro dia/horário; pode ser cancelada depois se não for mais necessária.
O Cortex CRM não faz disparo em massa nem responde sozinho com IA. As mensagens automáticas existentes são só as descritas em Automações.
Funil de vendas
Kanban com colunas configuráveis (por exemplo: Novo lead → Consulta agendada → Compareceu → Fechou) para acompanhar cada contato até o fechamento.
- Arraste o card para mudar a etapa em que o contato está.
- Cada coluna pode ter uma mensagem automática ao entrar nela (opcional): assim que um card cai ali, sai uma mensagem única por WhatsApp para o contato daquele card. Aceita a variável
{{nome}}. Deixe em branco para não disparar nada. - Uma das colunas pode ser marcada como o gatilho da conversão que alimenta a Métricas (conversão operacional do funil).
Agenda
Visão dos horários da clínica por dia e por médico.
- O jeito mais comum de marcar uma consulta é pelo botão Agendar dentro da própria conversa — mas também dá para criar um compromisso direto pela tela de Agenda.
- Se a clínica conectou o Feegow (veja Integrações), todo paciente e agendamento criado pelo Cortex CRM é replicado lá automaticamente — o Feegow continua sendo o prontuário/agenda oficial da clínica.
Contatos e pacientes
O sistema separa quem chegou pelo WhatsApp de quem já é um caso clínico — de propósito, porque nem sempre é a mesma coisa.
Contato
É quem entrou em contato pelo WhatsApp ou por um anúncio, antes de virar um caso clínico. Fica na tela de Contatos.
Paciente
É a ficha clínica de verdade — a Base de Pacientes. Cada paciente tem seu próprio histórico de consultas, serviços vendidos e ticket acumulado.
Um mesmo contato de WhatsApp pode responder por vários pacientes — por exemplo, uma mãe agendando consultas para os filhos. Por isso, contato e paciente são registros separados, ligados um ao outro.
Automações
O Cortex CRM foi desenhado de propósito sem disparo em massa e sem IA. Hoje existem três automações, todas configuradas pela própria clínica:
1. Lembrete de consulta
Depois que o paciente é agendado, saem os lembretes que a clínica cadastrou. Eles param se o paciente confirmar a consulta; se a consulta for remarcada, a régua de lembretes recomeça a partir da nova data.
2. Follow-up de quem parou de responder
Tentativas sucessivas de retomar contato com quem parou de responder. É uma regra fixa do sistema (não dá para desligar) e para automaticamente assim que o paciente responde.
3. Funil → mensagem
Mover um card do funil para uma coluna configurada dispara, uma única vez, a mensagem cadastrada naquela coluna (veja Funil de vendas).
Um envio manual para outro dia/horário não é uma automação — é a mensagem programada disponível dentro de cada conversa.
Links rastreados
Gera links com marcação de origem (UTM) para usar em campanhas e anúncios.
A tela mostra, por link, o caminho completo: cliques → leads → consultas → faturado — assim dá para saber qual canal ou campanha realmente trouxe retorno, não só cliques.
Painel do médico e métricas
Painel do médico
Visão do dia a dia daquele médico: agenda, atenção necessária e números recentes.
Métricas e relatórios
Acompanha dois números sempre calculados separadamente, para não misturar coisas diferentes:
- Conversão operacional — vem direto do funil: soma o valor dos cards movidos para a etapa marcada como gatilho, independente de qualquer integração de mídia estar conectada.
- ROAS financeiro (faturado ÷ investido) — só existe quando há Meta Ads ou Google Ads conectado em Configurações. Pode divergir um pouco do número mostrado no Ads Manager por diferenças de janela de tempo e regra de atribuição.
Conta, clínica e equipe
Tudo em Configurações, organizado por abas.
- Meu perfil — seus dados, tema claro/escuro, resumo diário das 18h no seu WhatsApp e aviso quando um card do seu funil fica parado. Trocar a senha envia um código de confirmação para o seu WhatsApp cadastrado.
- Empresa, Plano e uso, Produtos e add-ons, Médicos, Serviços e produtos — cadastro da clínica: quem atende, o que é vendido e o plano contratado. Visível só para quem administra a clínica.
- Membros da equipe e Departamentos — criação de usuários, papéis e separação de visões por setor da clínica.
WhatsApp e canais
É aqui que se conecta o WhatsApp que alimenta as Conversas.
- Hoje, o canal que funciona de ponta a ponta é o WhatsApp Lite, com dois provedores à escolha: Evolution API (servidor próprio da clínica) ou Z-API (conta/instância hospedada).
- A conexão é feita direto por formulário — sem QR code: informe a URL do servidor/instância e a chave de API do provedor escolhido.
- WhatsApp Oficial, Instagram, Messenger e Universal aparecem como categorias, mas ainda estão marcadas como "em breve".
Integrações (Feegow, Meta Ads, Google Ads)
Integrações opcionais — o CRM funciona normalmente sem elas.
- Feegow — ERP/agenda da clínica. Uma vez conectado, todo paciente e agendamento criado no Cortex CRM é replicado lá primeiro.
- Meta Ads e Google Ads — conectados por login (nunca colando uma chave solta). Alimentam o ROAS financeiro em Métricas e a origem (UTM) de contatos que chegaram por anúncio.
Perguntas frequentes
Não. Dá para ativar um resumo diário, às 18h, direto no seu WhatsApp (em Configurações > Meu perfil), além de um aviso quando um lead fica parado sem resposta.
Não. O Cortex CRM foi desenhado sem disparo em massa e sem IA. As únicas mensagens automáticas são o lembrete de consulta, o follow-up de quem parou de responder e o gatilho funil → mensagem.
Fale com o administrador da sua clínica — quem tem papel Admin consegue gerenciar o acesso da sua conta em Configurações > Membros da equipe.
Não. Cada clínica tem seu próprio banco de dados, fisicamente separado de todos os outros.
Em Configurações > WhatsApp e canais, escolha Evolution API ou Z-API e preencha os dados de acesso daquele servidor/conta. Não é preciso escanear QR code.
Não, são todas integrações opcionais. Sem elas o CRM funciona normalmente; conectando, você ganha sincronismo de agenda (Feegow) e o ROAS financeiro (Ads).
Suporte
Esta página cobre o uso geral do sistema. Para uma dúvida específica da sua clínica — acesso, cobrança ou algo que não apareceu aqui — o caminho mais rápido é falar com o administrador da sua conta (papel Admin) ou com quem cuidou da implantação do Cortex CRM na sua clínica.